Mais do que um Google forms ou Excel, uma lista de presença online pode te ajudar do pré, durante e no pós-evento. Vamos falar um pouco sobre cada etapa apresentando a plataforma listapresenca.com.br.
Antes de começar, te convido a criar sua conta gratuita na plataforma através do link listapresenca.com.br/criar-conta.php, ou ainda, leia nosso artigo mais introdutório sobre as lista de presença online: Lista de presença: como criar uma para seus eventos ou cursos.
Vamos começar? Neste artigo vamos responder as principais dúvidas para cada fase de seu evento.
Pré-evento
Antes do evento você pode ter algumas dúvidas, como por exemplo:
- Como convidar pessoas para o meu evento?
- Quantas pessoas estarão interessadas em ir ao meu evento?
- O espaço físico que tenho disponível será o suficiente para a quantidade de pessoas?
- Se o número de pessoas for maior que o espaço comporta, como faço uma lista de espera?
- Como organizar os dados das pessoas que vão ao evento?
Como convidar pessoas para o meu evento?
Uma vez criado o evento na plataforma, você terá algumas possibilidades de convite: você pode simplesmente copiar o link público de sua lista (ou o seu formato em QR Code, ou através do atalho para enviar pelo Whatsapp) e divulgar para os convidados, desta forma eles acessam e podem informar se pretendem ir, se não pretendem ir ou se ainda não sabem.
Outra forma de convidar é através do e-mail, neste caso, você deve cadastrar os participantes previamente na sua lista (com ou sem seus respectivos e-mails), selecionar os que deseja enviar convite e verá que na janela que abrir, cada um deles terá um link único e uma senha. Neste momento você poderá optar por enviar automaticamente (para os que têm e-mail cadastrado) ou manualmente este link e senha para cada convidado.
Quantas pessoas estarão interessadas em ir ao meu evento?
Assim que seus convidados forem confirmando presença (ou ausência) em sua lista, você poderá acompanhar em tempo real através da área administrativa da plataforma listapresenca.com.br. Para cada pessoa que responder você verá um ícone verde se confirmou presença, vermelho se confirmou ausência ou laranja se informou ainda não saber de irá. Com os totais de confirmações você saberá a quantidade de pessoas interessadas. Se seu evento for de mais de um dia, você consegue saber esses totais por dia também, e com essas informações conseguirá saber se o espaço físico que tem disponível será o suficiente para a quantidade de pessoas.
Se o número de pessoas for maior que o espaço comporta, como faço uma lista de espera?
Um dos recursos interessantes da plataforma listapresenca.com.br é possibilitar definir um número máximo de pessoas para uma lista e permitir que o sistema crie automaticamente uma lista de espera se o número de pessoas exceder o limite. Esta configuração é feita na lista, se você não quiser permitir a lista de espera automática o convidado apenas verá uma mensagem informando que a lista está cheia, porém, se criar a lista de espera, esses nomes ficam separados em listas diferente, podendo ser transferidos de lista posteriormente, se for o caso.
Como organizar os dados das pessoas que vão ao evento?
Assim como no Google forms que você define quais campos a pessoa deve responder, na plataforma listapresenca.com.br isso também é possível. Os dados mínimos para uma pessoa se cadastrar em uma lista é apenas o nome e o e-mail, mas você pode definir outros que julgar necessários, como documento, whatsapp, data de nascimento ou qualquer outra informação. Todas elas ficarão armazenadas e organizadas em sua lista, permitindo inclusive a exportação futura em planilha.
Durante o evento
Durante o evento, as dúvidas já são outras, como por exemplo:
- Como recepcionar as pessoas na entrada e deixar sua presença confirmada?
- E se o evento ocorrer por mais de um dia, como registrar a presença para cada dia?
- No decorrer do evento, como saber a porcentagem de frequência de cada participante?
- Como utilizar a lista como chamada durante eventos presenciais?
- Como coletar presença dos participantes em eventos online ou gravados?
Como recepcionar as pessoas na entrada e deixar sua presença confirmada?
No caso de seu evento contar com uma secretaria na entrada, você poderia solicitar um documento para o participante ou simplesmente perguntar o seu nome, buscá-lo na lista de presença online (ou fazer filtro pela incial do nome), e ao encontrá-lo, clicar no botão que confirma a presença. Se o mesmo não estiver na lista, você poderá adicioná-lo se for o caso.
Se você quiser recepecionar de uma forma mais tecnológica, que inclusive, pode fazer você evitar filas na entrada, poderá utilizar o recurso de check-in via QR Code, neste caso você precisará ter previamente os participantes cadastrados em sua lista, enviar para eles (manual ou automaticamente via e-mail) seus respectivos QR Codes e no dia do evento ter um ou mais celulares (ou tablets) que ao ler esses QR Codes já confirmam presença automaticamente na lista, mantendo todo o histórico de leituras para futuras consultas.
E se o evento ocorrer por mais de um dia, como registrar a presença para cada dia?
Você notará que eventos cadastrados para mais de um dia na plataforma têm para cada participante, por padrão, uma coluna para registrar presença para cada um dos dias. Na secretaria de recepção basta então informar, para cada dia, a presença do participante. Se a presença está ocorrendo via leitura de QR Code, o código não muda, ou seja, o QR Code que o participante recebe é o mesmo para cada dia do evento, o que muda é a URL de leitura que os celulares ou tablets da recepção usarão para ler esses códigos e assim manter o registro correto de presenças por dia.
No decorrer do evento, como saber a porcentagem de frequência de cada participante?
Essa é uma das facilidades de utilizar uma plataforma especialista em lista de presenças online, pois a qualquer momento você poderá entrar na área gerencial de sua lista e passar o mouse sobre o nome de qualquer participante, que automaticamente, você verá a porcentagem de presença dele naquele exato momento. Se seu evento for de vários dias, pode ir acompanhando e fazendo filtros para descobrir quem está mais assíduo ou não e planejar ações para esses públicos, como por exemplo, ações de resgate para evitar que a taxa de abandono total seja muito grande ao final do evento.
Se o seu evento ocorre por muitos dias e entre a data inicial e final terá ou terão dias sem encontros, você pode definir isso na plataforma, para que a mesma desconsidere essas datas nos cálculos de frequência.
Como utilizar a lista como chamada durante eventos presenciais?
Você notará que eventos cadastrados para mais de um dia na plataforma têm, por padrão, um link diferente para cada dia do evento. Estes links servem para registrar presença como uma chamada, ou seja, você pode informar este link (ou sua versão em QR Code) no final do seu encontro para que o participante entre e registre sua presença. Uma ação comum é ter esse QR Code no último slide da apresentação, aonde o participante lê o código e informa seus dados, deixando assim sua presença registrada para aquele dia.
Como coletar presença dos participantes em eventos online ou gravados?
Para eventos online e/ou gravados, você pode utilizar a estratégia dos links únicos por dia, e também poderá optar por utilizar outros recursos avançados da sua lista de presença online. Um deles é criar um campo específico para cada uma das datas com palavra-chave (ou senha), para confirmar que a pessoas que está assinando a chamada tenha visto o conteúdo até o final, por exemplo. Outro recurso avançado interessante é liberar a assinatura da presença até alguns dias depois do encontro. Funciona assim: Cada lista por dia somente pode ser respondido dentro das 24 horas daquele dia (por padrão), mas nas configurações avançadas você pode definir que determinado link fique por mais dias aberto, o que faria sentido para eventos gravados, por exemplo.
Pós-evento
Agora que o evento chegou ao fim, em geral, as dúvidas são:
- Como saber a real frequência de cada participante?
- Como exportar todos os dados dos participantes e suas presenças para uma planilha?
- Como emitir e enviar certificados aos participantes?
Como saber a real frequência de cada participante?
Após a finalização de seu evento, passe o mouse sobre cada um dos participantes na sua lista de presença online para saber na hora a sua frequência. Você também pode utilizar os filtros da ferramenta para lhe mostrar os participantes presentes ou ausentes em determinadas datas, filtros por frequência também são possíveis, como por exemplo, para saber com um clique a lista de quem atingiu a porcentagem de frequência mínima para receber o certificado de participação.
Como exportar todos os dados dos participantes e suas presenças para uma planilha?
Utilize a funcionalidade de exportar todos os dados de sua lista, incluindo as presenças por dia, de toda a sua lista. A ferramenta permite a exportação em formato XLS para abrir diretamente no Excel ou ainda o formato CSV que, entre outras funcionalidades, permite a importação em outros softwares.
Como emitir e enviar certificados aos participantes?
Uma vez que você verificou quais dos participantes devem receber certificado de participação em seu curso ou evento, a plataforma é integrada com o emissor de certificados gerarcertificado.com.br, que emitirá dezenas de certificados em poucos minutos, além de poder enviar automaticamente esses certificados em PDF para os respectivos e-mails de cada participante. Para saber mais sobre esta emissão basta assistir ao tutorial em vídeo:
Gostou? Então comece agora! Esperamos que a plataforma seja útil no seu dia a dia, assim como ajuda a milhares de usuários diariamente.
Para mais dicas, continue lendo os artigos de nosso blog.
Até a próxima!
