Os aplicativos de mensagem tornaram-se tão populares que é fácil imaginar que podemos utilizá-los para a organização de um evento não é mesmo? Você sabe a melhor maneira de criar uma lista de presença no Whatsapp (ou qualquer outro aplicativo)?
Criando lista dentro do próprio aplicativo
Via texto ou via enquete, são geralmente essas as duas formas comumente utilizadas por quem quer convidar sua rede de contatos para um evento. Vamos te apresentar como fazer cada uma delas:
Ambas as formas deve-se começar com a criação de um grupo e convidados, ou seja, o responsável pelo evento cria um grupo no aplicativo e inclui os contatos que deseja convidar.
Formato texto
Na forma de convite por texto no chat, comece um nova interação no chat digitando o nome do evento e na linha seguinte o seu nome, em seguida envie no grupo. No exemplo da imagem abaixo, o convite será enviado para convidar as pessoas do grupo para uma festa de aniversário.
Agora cada membro do grupo deve copiar a mensagem, colar em sua caixa de texto e acrescentar seu nome logo abaixo, desta forma a lista vai tomando forma dentro do próprio grupo.
O problema deste formato é que a gestão é muito manual, e caso alguém copie uma das listas que não seja a última versão, pode ser que nomes de pessoas que confirmaram fiquem de fora da lista final, este problema torna-se mais evidente quanto maior for o número de convidados.
Formato enquete
Já na forma de convite via enquete, no Whatsapp, clique no ícone de “Anexar” e selecione a opção “Enquete”. Em seguida, digite a pergunta “Lista de presença Aniversário Fulano 27/03”, por exemplo, e as opções de respostas como “Sim” e “Não”.
Após estes passos os participantes do grupo poderão responder a enquete e ao final você saberá os participantes.
O problema deste formato é que quanto maior o grupo de pessoas, mais complicado é saber ao final os que realmente vão ao evento e no caso de alguma desistência posterior não há nenhuma forma do administrador remover o nome do convidado da “lista”.
Felizmente para os problemas citados há soluções. Ao invés de utilizar o Whatsapp para criar e gerir sua lista de presença para seu evento, utilize-o apenas para divulgá-la, deixando que ferramentas próprias para isso te ajudem na organização, tanto antes e durante, quanto depois do final do seu evento.
Formato correto – criando de uma maneira mais fácil
Depois de mostrar como criar listas de presença via texto ou enquete no Whatsapp, vamos te apresentar uma ferramenta que em poucos minutos vai te fornecer uma lista de presença profissional para seu evento. Tudo de forma gratuita.
Não estamos falando do Google forms e nem mesmo de uma planilha Excel, vamos te apresentar o serviço listapresenca.com.br, essa ferramenta vai te ajudar em toda a gestão de presenças de seu evento, seja um simples encontro a um grande evento que ocorre por vários dias, presencial ou online.
A plataforma plataforma foi criada para eventos em geral e com ela você pode cadastrar previamente os nomes dos participantes e solicitar confirmações (enviar convites) ou utilizar o link público do evento para enviar um convite geral (pelo Whatsapp, por exemplo), desta forma os interessados ingressam na lista.
Alguns recursos adicionais ainda te permitem solicitar confirmação de presença prévia para cada dia de evento ou ainda utilizar um link público para cada dia de evento como chamada, desta forma gravando presenças dos participantes no decorrer dos dias do evento.
E tem mais, pois na confirmação de presença, você pode solicitar dados de seus participantes, além de nome, e-mail e documento. Durante os dias do evento, utilize o software para deixar registrado as efetivas presenças dos participantes.
Por fim, com ela é possível criar várias listas para um mesmo evento e ainda utilizar o recurso de geração de lista de espera automática.
E sabe aquele problemão de emitir certificados após o evento? Não se preocupe, esta ferramenta também faz tudo isso para você.
Te convido a assistir no vídeo abaixo como criar seu e evento e divulgar a lista de presença no Whatsapp:
Esperamos ter ajudado! Até uma próxima dica!
